Functie
Voor het Bay Replacement Program (BRP) zijn wij op zoek naar een proactieve en energieke secretaresse, ter ondersteuning van de manager en het management team van deze afdeling. Jij bent iemand die het leuk vindt om te pionieren en mee te bouwen aan de groei van deze nieuwe afdeling. Het betreft een inhuuraanvraag voor een langere periode.
De belangrijkste werkzaamheden
• Ondersteunt de manager (Head) en het team in brede zin, monitort acties en prioriteiten.
• Je beheert de agenda van de manager en bewaakt tijdschema’s, stelt daarbij prioriteiten en stemt hierover af met betrokkenen.
• Je zorgt voor juiste selectie, prioritering en tijdig doorsturen van inkomende (e-mail)berichten.
• Je levert ondersteuning bij kleine en grote (internationale) evenementen.
• Je bent mede verantwoordelijk voor de on-boarding van nieuwe BRP collega’s.
• Je draagt bij aan de informatievoorziening binnen en vanuit de afdeling via e-mail, in-TenneT of SharePoint.
• Je verzorgt administratieve zaken in SAP.
• Je onderhoudt contacten met de belangrijkste stakeholders van BRP zowel intern als extern, contractors, leveranciers over evenementen en zorgt voor een up-to-date contractor/leveranciers lijst.
• Je notuleert MT vergaderingen en zet acties uit.
Gevraagd
• Minimaal MBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie. Of je hebt net je HBO opleiding afgerond, hebt enige werkervaring en wilt graag werkervaring opdoen in een ondersteunende functie binnen een mooie organisatie.
• Jij denkt altijd 2 stappen vooruit en neemt initiatieven.
• Je bent omgevingsbewust en legt verbanden.
• Je hebt vertrouwen in je eigen kwaliteiten, bent gewend om zelfstandig te functioneren, de zaken juist te beoordelen en te prioriteren, te plannen en organiseren, actielijsten kan bijhouden en flexibel om te gaan met veranderingen.
• Je hebt veel affiniteit met IT systemen.
• Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend in woord en geschrift.
• In bezit van rijbewijs B en auto.
Belangrijk
• Kandidaat wordt de team assistant van de head en het management team van BRP. TenneT zoekt een kandidaat met voldoende bagage (>5 jaar ervaring), die samen met de head kan prioriteren en feitelijk een agenda leeg probeert te houden i.p.v. vol te (laten) plannen. Kandidaat heeft dagelijks contact met de head. Binnen BRP is de kandidaat de spin in het web van het team.
• Kernwoorden: flexibel, stressbestendig, alert, helpt te monitoren. Kandidaat dient zich staande te kunnen houden binnen een technische werkomgeving.
• Focus ligt op kandidaten woonachtig binnen 45 minuten van Arnhem. Ook gezien de lange (mogelijk meerjarige) inhuurperiode en om de kans te verkleinen dat de reistijd een kandidaat t.z.t. tegen gaat staan. Hier zullen we ook op selecteren.
• TenneT vindt een klik belangrijk. Gesprekken vinden daarom plaats op locatie in Arnhem.
Overige
• Bij indiensttreding wordt standaard een Pre Employment Screening (PES) uitgevoerd.
• Let op: deze opdracht leent zich helaas niet voor de inhuur van een zelfstandige. Louter kandidaten in loondienst komen in aanmerking voor deze positie.
• Standplaats is Arnhem (2 dagen per week, bij voorkeur dinsdag en woensdag), overige dagen hybride.
• Betreft een vervangingsaanvraag. Naar verwachting betreft dit een inhuuraanvraag voor een langere periode.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (TenneT) cao. Deze inzet valt in schaal 5 van de TenneT cao.
• Wij ontvangen graag de persoonlijke motivatie en het CV in het Nederlands.
Eisen
- Minimaal MBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie, of net een HBO-opleiding afgerond met enige werkervaring.
- Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels in woord en geschrift.
- In bezit van rijbewijs B en auto.
- Woonachtig binnen 45 minuten van Arnhem.
- VOG dient binnen te zijn voordat de kandidaat mag starten.
- Pre Employment Screening (PES) wordt uitgevoerd bij indiensttreding.
- Alleen kandidaten in loondienst komen in aanmerking voor deze positie.
Wensen
- Jij denkt altijd 2 stappen vooruit en neemt initiatieven.
- Je bent omgevingsbewust en legt verbanden.
- Je hebt vertrouwen in je eigen kwaliteiten, bent gewend om zelfstandig te functioneren, de zaken juist te beoordelen en te prioriteren, te plannen en organiseren, actielijsten kan bijhouden en flexibel om te gaan met veranderingen.
- Je hebt veel affiniteit met IT systemen.
- Kandidaat heeft dagelijks contact met de head en is binnen BRP de spin in het web van het team.
- Kernwoorden: flexibel, stressbestendig, alert, helpt te monitoren.
- Kandidaat dient zich staande te kunnen houden binnen een technische werkomgeving.
- Enige affiniteit met inhuur / HR is een pré.
- Het begrijpen van het belang van zaken rondom externe inhuur (spoedige terugkoppeling vanuit de business, inhoudelijke terugkoppelingen, op korte termijn intakes plannen, etc.) is een absolute pré.
- TenneT vindt een klik belangrijk; gesprekken vinden daarom plaats op locatie in Arnhem.
