Senior Informatiebeheerder/Archiefbewerker
Je gaat archieven opruimen en beheren, archiefbewerkingsplannen opstellen, informatie ordenen en inventarissen maken. Daarnaast ondersteun je informatiebeheerders en adviseer je over de verbetering van de informatiehuishouding bij NWO.
Over NWO
Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks één miljard euro in onderzoek. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact – oftewel het succes van NWO – valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.
Achtergrondinformatie
NWO heeft een forse ambitie voor de komende jaren op het gebied van digitalisering, datagedreven werken en innovatie. We professionaliseren ons informatiebeheer en investeren in het inrichten van onze informatiehuishouding volgens de doelen van het Rijksbrede programma Open op Orde. In dit kader lopen er verschillende projecten, zoals Grip op Informatiebeheer en Data op orde.
Opdracht
Bij NWO worden momenteel netwerkschijven gebruikt voor het opslaan en delen van ongestructureerde informatie (documenten). Het gaat om grote hoeveelheden procesinformatie uit de hele taakuitvoering van NWO (zowel primaire als ondersteunende processen) en over een lange periode. Hier is geen structureel beheer op geweest volgens Archiefwet- en regelgeving. Nu we gefaseerd actieve informatie migreren van de netwerkschijven naar M365 in het project Samenwerken met Teams, is dit het moment om de (semi)-statische informatie die achterblijft volgens de wettelijke termijnen te beheren.
Werkzaamheden
NWO is daarom op zoek naar een ervaren archiefbewerker die onze eigen informatiebeheerders gaat ondersteunen en begeleiden in het opruimen van archieven. Je stelt een archiefbewerkingsplan op om deze inactieve informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen. Per organisatieonderdeel inventariseer je welke processen en informatie er opgeslagen staat op de netwerkschijven en orden je deze op vernietigingsjaar op vernietigingslijsten en op de netwerkschijf zelf. Je stelt inventarissen op volgens de standaarden van het Nationaal Archief. Je werkt nauw samen met de coördinator Informatiebeheer en de informatiebeheerders bij de organisatieonderdelen. Naast dit grote digitale archief draag je ook bij aan het bewerken van hybride archief op onze locaties in Den Haag en Utrecht. Waar nodig ondersteun je de projectleider met het instrueren van de informatiebeheerders, het controleren van de output en werk je actief mee in de archiefbewerking. Tot slot ondersteun je de coördinator Informatiebeheer met het inrichten van de IHH van NWO; je stelt bijvoorbeeld werkinstructies op, denkt mee over digitale inrichting zoals het toepassen van DUTO-eisen en helpt met het implementeren van Archiveren by design.
Resultaatafspraken
– Vertalen van archiefbewerkingsplannen naar heldere instructies voor de informatiebeheerders
– Archiefbewerking als meewerkend voorman
– Opstellen van vernietigingslijsten per jaar en organisatieonderdeel
– Opstellen van inventarissen in voorbereiding op het overbrengen van de dossiers naar het Nationaal Archief
– Adviseren van de coördinator Informatiebeheer naar aanleiding van bevindingen over de voortgang en de aanpak van de archiefbewerkingen, alsook de professionalisering van de informatiebeheerders
– Adviseren over de invulling van maatregelen voor het verbeteren van de informatiehuishouding van NWO (opstellen werkinstructies, meedenken over digitale inrichting en toepassen van DUTO-eisen, implementeren van Archiving by design).
Over afdeling
Afdeling ISC is een hele jonge afdeling, vol in ontwikkeling en beweging, net zoals NWO zelf, met experts op het gebied van data, informatiemanagement, informatiebeheer, privacy, riskmanagement, security en compliance. Het informatiebeheer valt onder de verantwoordelijkheid van de coördinator Informatiebeheer, die ook de decentraal gepositioneerde informatiebeheerders functioneel aanstuurt.
Extra informatie
Hybride werken mogelijk
Optie tot verlenging
Gewenste startdatum zsm
Eisen
- Je hebt ruime ervaring opgedaan als informatieprofessional bij verschillende overheidsorganisaties.
- Je beschikt ten minste over een hbo werk- en denkniveau, bijvoorbeeld verkregen door werkervaring aangevuld met werk specifieke cursussen.
- Je hebt een afgeronde opleiding op het gebied van informatiebeheer, informatiemanagement, bedrijfskunde of geschiedenis.
- Je hebt ervaring op het gebied van projectmatig archieven opruimen of migreren.
- Je hebt ervaring met het coachen of opleiden van collega’s.
- Je bent bekend met de relevante wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet), kaders, richtlijnen en normen die gelden voor de Nederlandse overheid.
- Je hebt met meerdere soorten selectielijsten gewerkt.
Wensen
- Kennis van Sharepoint
- Kennis van Alfresco en andere DMS’en
- Hybride werken mogelijk
- Optie tot verlenging
- Gewenste startdatum zsm
