Beleidsondersteuner Bestuurssecretariaat

De Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) werkt 24 uur per dag, 7 dagen per week aan publieke veiligheid en gezondheid. Wij zijn de Brandweer, GGD, Ambulancezorg, GHOR en Veilig Thuis in de regio Gelderland Midden en staan 24/7 klaar voor onze ruim 700.000 inwoners uit de 15 gemeenten. Meer informatie is te vinden op www.vggm.nl.

Als beleidsondersteuner bestuurssecretariaat heb je een belangrijke rol in het ondersteunen van onze organisatie en het faciliteren van onze bestuursprocessen. De ondersteuning en facilitering ziet o.a. toe op de planning en verslaglegging van vergaderingen, het (proactief) bewaken van de kwaliteit en tijdigheid van vergaderstukken tot aan het vinger aan de pols houden van de voortgang van verschillende dossiers.

Er wordt binnen afzienbare tijd binnen de nieuw in te richten afdeling Strategie & Control een team samengesteld dat zal bestaan uit een mix van staf ondersteuners, waar jij een belangrijke rol in en voor vervult.

De interviews voor deze opdracht zullen plaatsvinden op woensdag 7 augustus 2024. Gelieve hier rekening mee te houden.

Expliciet willen wij vermelden dat we deze opdracht ook als reguliere vacature vanuit onze organisatie is gepubliceerd. Vanwege de urgentie lopen deze procedures gelijktijdig om meer zekerheid te hebben voor het invullen van de functie. Op basis van kwaliteit en snelheid van starten van de kandidaat zal een keuze worden gemaakt. VGGM behoudt zich dus het recht voor de opdracht niet te gunnen.

Als beleidsondersteuner bestuurssecretariaat ga je de bestuurs- en directiesecretaris ondersteunen bij de planning en verslaglegging van vergaderingen van bestuur, directie en management. Jouw zorgvuldige aanpak zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun kernactiviteiten.

• Je verzorgt de tijdige totstandkoming en bewaakt tevens de kwaliteit van de vergaderstukken voor het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur. Hierdoor kunnen vergaderingen efficiënt en doelgericht verlopen.
• Je bewaakt de voortgang van de bestuursagenda en de jaaragenda van de directie en het concernmanagement en legt ook de besluiten die hieruit voortkomen, vast. Dit stelt hen in staat zich te concentreren op hun kerntaken, wetende dat ze niets over het hoofd zullen zien.
• Verder attendeer je proactief directie- en managementteamleden op gemaakte afspraken en signaleer je de voortgang van inhoudelijke dossiers. Je maakt project-, werk- en vergaderdossiers aan en beheert deze (pro)actief.
• Je bent mede verantwoordelijk voor de organisatie van evenementen/congressen en draagt zorg voor de benodigde faciliteiten en accommodaties.
• Je verricht beleidsondersteunende activiteiten en stelt notities op over inhoudelijke processen.
• Als laatste heb je ook coördinerende taken op het secretariële en logistieke vlak en verzorg je de notulen van vergaderingen.

Je bent inzetbaar voor 3 maanden voor 28 tot 32 uur gemiddeld per week. De ingangsdatum van de opdracht dient te liggen tussen 15 en 25 augustus 2024. De inhuuropdracht kan, onder gelijkblijvende voorwaarden, optioneel worden verlengd (4x maximaal 3 maanden). De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen:

• Je voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. NB. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Daarnaast dien je, indien van toepassing, bij alle eisen en gunningscriteria kwaliteit de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld "toelichting" van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar alleen het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en de gunningscriteria kwaliteit zal leiden tot uitsluiting.
• Je bent inzetbaar voor 3 maanden voor 28 tot 32 uur gemiddeld per week. De ingangsdatum van de opdracht dient te liggen tussen 15 en 25 augustus 2024. De inhuuropdracht kan, onder gelijkblijvende voorwaarden, optioneel worden verlengd (4x maximaal 3 maanden). De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
• Je hebt recent, in de periode 2021-heden, aantoonbaar minimaal een jaar ervaring opgedaan als (beleids)ondersteuner van een bestuurssecretariaat. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in de toelichting de ervaring waaruit blijkt dat je aan de eis voldoet. Beschrijf concreet het soort werkzaamheden en de periode waarin je deze uitgevoerd hebt.
• Je beschikt aantoonbaar over een hbo diploma bestuurskunde of een vergelijkbaar diploma. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar.
• Je hebt aantoonbaar in de periode 2021-heden relevante werkervaring opgedaan bij een Veiligheidsregio of vergelijkbare organisatie in het domein van de publieke veiligheid en gezondheid. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in de toelichting de ervaring waaruit blijkt dat je aan de eis voldoet.
• Je dient in het bezit te zijn VOG, profiel 45. Wanneer je in aanmerking komt voor de opdracht, dien je een kopie van de VOG te overleggen.

Wensen:

• Je beschikt aantoonbaar over ervaring in het ondersteunen van de bestuurs- en directiesecretaris met betrekking tot de planning en verslaglegging van vergaderingen. Aan te tonen met praktijkvoorbeelden en toelichting wat deze ondersteuning concreet inhield, aan wie je deze ondersteuning hebt gegeven en waaraan jouw ondersteuning heeft bijgedragen. Uit de beantwoording op deze vraag blijkt dat je veel ervaring hebt 5 punten. Voldoende ervaring 3 punten. Weinig ervaring 1 punten en geen ervaring 0 punten.
• Je beschikt aantoonbaar over recente ervaring in het proactief directie- en managementleden attenderen en signaleren op gemaakte afspraken. Aan te tonen met praktijkvoorbeelden, geef concreet aan wat is gedaan en welke uitdagingen zijn opgelost. Uit de beantwoording op deze vraag blijkt dat je veel ervaring hebt 5 punten. Voldoende ervaring 3 punten. Weinig ervaring 1 punten en geen ervaring 0 punten.
• Je beschikt aantoonbaar over recente ervaring in het bewaken van de voortgang van de bestuursagenda en de jaaragenda van directie en concernmanagement inclusief het vastleggen van de daaruit voortkomende besluiten. Aan te tonen met praktijkvoorbeelden, geef concreet aan wat is gedaan en welke uitdagingen zijn opgelost. Uit de beantwoording op deze vraag blijkt dat je veel ervaring hebt 5 punten. Voldoende ervaring 3 punten. Weinig ervaring 1 punten en geen ervaring 0 punten.
• Je hebt een heldere motivatie om deze opdracht uit te voeren. Wij vinden het belangrijk te horen waarom deze opdracht jou aanspreekt en wat jij hieraan kunt bijdragen. Wat zijn jouw belangrijke eigenschappen die deze opdracht tot een succes maken? - Volledig en heldere motivatie, specifiek gemaakt voor VGGM (5 punten) - Motivatie is deels volledig en helder (2 punten) - Motivatie is onvolledig en onduidelijk (0 punten)